Gmailbe, messengeren, telefonon, űrlapon érkező érdeklődések, ajánlatkérések és visszahívások átlátható kezelése Google Drive-ban használható ügyfélkövető táblázattal.
Fejben, e-mailben és üzenetek között követed az ügyfeleket?
Sok kisvállalkozásnál nem az a gond, hogy nincs érdeklődő. Hanem az, hogy nehéz követni, kinek kell visszaírni, kit kell visszahívni, kinek ment már ajánlat, és melyik megkeresésből lett valódi ügyfél.
Ismerős helyzetek?
Ezek azok a mindennapi apróságok, amelyekből könnyen adminisztrációs káosz lesz.
Szétszórt megkeresések
Egyik érdeklődő e-mailben ír, a másik Messengeren, a harmadik telefonál, a negyedik visszahívást kér.
Elmaradó utánkövetés
Tudod, hogy valakinek vissza kellene írni, de közben jön a következő feladat, és már nem világos, hol tartottatok.
Nincs egy közös kép
Fejben, füzetben, e-mailben és régi jegyzetekben vannak az információk, ezért nehéz átlátni a napi teendőket.
Mit adhat egy jól felépített táblázat?
Nem kell rögtön bonyolult rendszerekre gondolni. Sokszor már az is nagy segítség, ha egy helyen látszik, ki érdeklődött, mire vár választ, milyen státuszban van, és mi a következő teendő.
- látható, kinek kell visszaírni vagy visszahívni
- követhető, kinek ment már ajánlat
- nem vesznek el a határidők és teendők
- könnyebb átadni a feladatot asszisztensnek vagy munkatársnak
- átláthatóbb lesz, melyik érdeklődésből lett megrendelés
| Dátum | Név | Megkeresés | Státusz | Következő teendő | Határidő |
|---|---|---|---|---|---|
| 06.27. | Kovács Anna | Árajánlatkérés | Új | Válasz e-mail | ma |
| 06.27. | Nagy Péter | Visszahívást kér | Visszahívandó | Telefon 14:00 után | ma |
| 06.26. | Horváth Kft. | Szolgáltatás iránt érdeklődik | Ajánlat küldve | Utánkövetés | 3 nap múlva |
| 06.25. | Tóth Réka | Időpontot kér | Egyeztetve | Rögzítés naptárba | kész |
Milyen vállalkozásoknál lehet erre szükség?
Most gyűjtjük, mely területeken lenne a leghasznosabb ilyen táblázatot vagy ügyfélkövető rendszert kidolgozni. Lehet, hogy nálad nem ügyfélmegkeresést, hanem rendelést, időpontot, kintlévőséget vagy napi feladatot kellene átláthatóbban követni.
Mondd el, nálad mi okoz adminisztrációs káoszt
Írd meg, mivel foglalkozol, és mit lenne jó átláthatóbban követni a vállalkozásodban. Lehet ez ügyfélmegkeresés, visszahívás, ajánlatkérés, rendelés, időpont, kintlévőség vagy bármi, amit most nehéz fejben tartani.
Nem kell szépen megfogalmaznod. Elég, ha leírod, milyen vállalkozásod van, és hol csúszik el nálad leggyakrabban az adminisztráció.
A válaszok alapján dolgozzuk ki az első kisvállalkozói táblázatmintákat és bemutatókat. Ha a te problémád is gyakori, lehet, hogy pont arra készül az első minta.