Vállalkozóként sokan megszokják, hogy mindent maguk intéznek. Ők válaszolnak az e-mailekre, visszahívják az érdeklődőket, egyeztetnek, keresgélnek, adminisztrálnak, számon tartanak, utánanéznek, jegyzetelnek, szerveznek.
Egy ideig ez természetesnek tűnik. Később viszont könnyen eljön az a pont, amikor a sok apró feladat már nemcsak időt vesz el, hanem a figyelmet is szétszórja. Ilyenkor nem feltétlenül több munkára van szükség, hanem jobb háttértámogatásra.
Az asszisztensi segítség pontosan ebben tud hasznos lenni: levesz bizonyos szervezési, adminisztratív és ügyfélkapcsolati feladatokat a vállalkozó válláról, hogy több figyelem maradjon a valódi szakmai munkára.
Miért éppen az apró feladatok fárasztanak ki?
Mert ritkán látszanak nagy munkának, mégis folyamatosan megszakítják a napot. Egy visszahívás, egy időpont-egyeztetés, egy adatkeresés vagy egy rövid adminisztráció külön-külön nem tűnik soknak. Együtt viszont könnyen szétdarabolják a figyelmet.
Amikor már túl sok minden fut egyszerre
Egy kisebb vállalkozásban gyakran ugyanaz az ember felel az ügyfelekért, a szolgáltatásért, az ajánlatokért, az időpontokért, az adminisztrációért és sokszor még a marketingért is. Ez eleinte rugalmas működésnek tűnik, de hosszabb távon fárasztóvá válhat.
A vállalkozó ilyenkor nem feltétlenül azért érzi magát túlterheltnek, mert rosszul dolgozik. Sokkal inkább azért, mert túl sokféle szerep között kell váltania egyetlen napon belül.
Egy asszisztens segíthet abban, hogy ezek a háttérfeladatok rendezettebbé, követhetőbbé és kevésbé terhelővé váljanak.
1
Adminisztráció
- adatrögzítés
- táblázatok frissítése
- dokumentumok rendszerezése
- alap nyilvántartások vezetése
- számlázás előkészítése
2
Ügyfélkapcsolat
- visszahívások egyeztetése
- időpontok szervezése
- ajánlatkérések előkészítése
- érdeklődők nyomon követése
- ügyfélkommunikáció támogatása
3
Szervezés
- információgyűjtés
- feladatlisták összeállítása
- határidők figyelése
- egyeztetések előkészítése
- napi működés támogatása
Nem kell mindent egyszerre kiszervezni
Az asszisztensi segítség nem azt jelenti, hogy egy vállalkozónak hirtelen mindent át kell adnia másnak. Sokkal életszerűbb, ha először csak néhány jól körülhatárolható feladat kerül ki a napi teendők közül.
Ez lehet például heti néhány óra adminisztráció, rendszeres ügyfél-visszakövetés, ajánlatkérések összegyűjtése vagy egy táblázat naprakészen tartása. A lényeg az, hogy a segítség ott kapcsolódjon be, ahol valóban időt és energiát szabadít fel.
Milyen jelek mutatják, hogy jól jönne a háttértámogatás?
Sok vállalkozó csak akkor kezd segítséget keresni, amikor már nagyon zsúfolttá válik a működés. Pedig vannak korábbi jelek is, amelyekből látszik, hogy érdemes lenne bizonyos feladatokat rendezettebben kezelni.
- Gyakran maradnak el visszahívások vagy válaszok.
- Sok idő megy el keresgéléssel, egyeztetéssel, adminisztrációval.
- A napi feladatlista rendszeresen túl hosszúra nő.
- Az ügyfélkezelés fejben vagy szétszórt jegyzetekben történik.
- A vállalkozó már nehezen jut el a valódi szakmai vagy értékesítési feladatokig.
Nem attól lesz profibb egy vállalkozás, hogy mindent egyedül csinál.
Hanem attól, hogy a háttérmunka is jól van megszervezve.
Az asszisztens nem helyetted vezeti a vállalkozást
Fontos különbség, hogy egy asszisztens nem átveszi a vállalkozó szerepét, hanem támogatja a működést. A döntéseket továbbra is a vállalkozó hozza meg, de a háttérfeladatok egy része szervezettebben, követhetőbben és időben előkészítve haladhat.
Ez különösen hasznos lehet azoknak a vállalkozóknak, akik még nem szeretnének alkalmazottat felvenni, de már érzik, hogy bizonyos feladatokat nem érdemes tovább egyedül cipelni.
Miért lehet jó megoldás az AssistHub?
Az AssistHub szemlélete az, hogy először az igényt kell megérteni. Nem minden vállalkozásnak ugyanarra van szüksége, és nem minden asszisztensi feladat ugyanolyan típusú embert kíván.
Van, ahol adminisztratív pontosságra van szükség. Máshol ügyfélkommunikációban, egyeztetésben vagy szervezésben kell támogatás. Megint máshol csak egy-egy időszakos feladatot kell átláthatóbbá tenni.
Az AssistHub abban segít, hogy a vállalkozó ne általános segítséget keressen, hanem olyan háttértámogatást, ami az adott helyzethez illik.
Összegzés
Egy vállalkozásban a háttérfeladatok sokszor észrevétlenül nőnek meg. Először csak néhány e-mail, pár visszahívás, egy kis adminisztráció, néhány egyeztetés. Később viszont ezek együtt már komoly figyelmet és energiát visznek el.
Az asszisztensi segítség nem luxus, hanem sok esetben praktikus tehermentesítés. Segíthet abban, hogy a vállalkozó ne apró, szétszórt feladatok között égjen ki, hanem több figyelmet tudjon fordítani arra, amiben valóban értéket teremt.
Vállalkozóként jól jönne egy kis háttértámogatás?
Vedd fel velünk a kapcsolatot, és nézzük meg, milyen asszisztensi segítség illene leginkább a vállalkozásod működéséhez.
Kapcsolatfelvétel
