Sok vállalkozás életében az Excel vagy a Google Táblázat az első igazán hasznos adminisztrációs eszköz.

Kezdetben jól működik. Egy helyen vannak az ügyféladatok, a feladatok, a határidők, az ajánlatok és a megrendelések. Átlátható, gyorsan szerkeszthető, és nem igényel komolyabb rendszert.

Egy idő után azonban előfordulhat, hogy a táblázat már nem segíti, hanem inkább lassítja a munkát.

Nem feltétlenül azért, mert rosszul van felépítve. Egyszerűen azért, mert a vállalkozás működése összetettebbé vált, több adatot kell kezelni, több ügyféllel dolgozol, és egyre több folyamatot próbálsz kézzel követni.

Mutatunk öt egyértelmű jelet, ami arra utalhat, hogy elérkezett az idő egy átláthatóbb, félautomata rendszer kialakítására.

1. Ugyanazt az adatot több helyre is beírod

Az egyik leggyakoribb probléma, amikor ugyanaz az ügyféladat több különböző helyen is megjelenik.

Például:

• az érdeklődő adatai bekerülnek egy űrlapba,

• utána kézzel átmásolod egy táblázatba,

• majd egy másik listába is,

• végül külön e-mailben vagy jegyzetben követed a státuszát.

Ez nemcsak időigényes, hanem könnyen hibához is vezethet.

Elég egy elírt telefonszám, egy rosszul másolt e-mail-cím vagy egy kimaradt adat, és máris nehezebbé válik a követés.

Egy jól felépített rendszerben az adat egyszer kerül rögzítésre, majd automatikusan a megfelelő helyre kerül.

2. Már nem tudod biztosan, melyik a legfrissebb táblázat

"Végleges."

"Végleges új."

"Végleges javított."

"Végleges legújabb."

Ismerős?

Amikor több fájl, több munkalap vagy több különböző verzió kezdi átvenni az irányítást, egy idő után nehéz eldönteni, hol található a valóban aktuális információ.

Ez különösen akkor problémás, ha többen dolgoztok ugyanazzal az adattal, vagy ha külön számítógépen, telefonon és e-mailben is vannak mentett változatok.

A jó rendszer egyik legnagyobb előnye, hogy mindenki ugyanazt a naprakész állapotot látja.

Nem kell keresgélni, összehasonlítani vagy találgatni.

3. Elmaradnak a visszahívások és a határidők

Sok vállalkozásnál nem az érdeklődők száma a probléma, hanem az, hogy nincs egyszerűen követhető rendszer arra, hogy kivel mikor kell újra felvenni a kapcsolatot.

Egy érdeklődő kér ajánlatot, de még nem döntött.

Egy ügyfél visszahívást kér.

Egy partner válaszára vársz.

Egy megrendeléshez még hiányzik egy adat.

Ha ezek csak megjegyzésként szerepelnek egy táblázatban, vagy fejben próbálod tartani őket, könnyen háttérbe szorulhatnak.

Egy félautomata ügyfélkövető rendszerben minden érdeklődőhöz és feladathoz tartozhat státusz, határidő és következő lépés.

Így nem kell minden reggel végignézned az egész táblázatot azért, hogy kiderítsd, kivel van dolgod.

4. Az ügyfelek állapotát fejben tartod

"Ő már kapott ajánlatot."

"Neki még vissza kell írni."

"Ő jövő héten dönt."

"Nála még hiányzik a számlázási adat."

Amíg kevés ügyféllel dolgozol, ezt valóban lehet fejben tartani.

A növekedéssel azonban egyre nagyobb az esélye annak, hogy egy fontos részlet kimarad, összekeveredik vagy túl későn jut eszedbe.

A jó ügyfélkezelés nem épülhet kizárólag emlékezetre.

Egy egyszerű státuszrendszer már önmagában sokat segíthet. Például:

• új érdeklődő,

• kapcsolatfelvétel megtörtént,

• ajánlat elküldve,

• válaszra vár,

• megrendelés alatt,

• lezárva.

Egy pillantással láthatod, hol tartanak az ügyek, és mi a következő teendő.

5. Az adminisztráció egyre több időt vesz el a valódi munkától

A vállalkozás működéséhez adminisztrációra szükség van.

A probléma akkor kezdődik, amikor a napi munka jelentős része már nem az ügyfelekről, a szolgáltatásról vagy a fejlődésről szól, hanem másolásról, keresgélésről, ellenőrzésről és adatjavításról.

Ha naponta újra és újra ugyanazokat a lépéseket végzed el, érdemes megvizsgálni, mely részek automatizálhatók.

Nem kell mindent egy bonyolult szoftverre cserélni.

Sokszor már néhány jól összekapcsolt elem is elég:

• online űrlap,

• központi adatbázis,

• automatikus e-mail,

• státuszkezelés,

• határidőfigyelés,

• összesítő nézet.

A cél nem az, hogy a rendszer átvegye a vállalkozás irányítását, hanem az, hogy levegye rólad az ismétlődő feladatok egy részét.

Nem biztos, hogy teljes vállalatirányítási rendszerre van szükséged

Sok kisvállalkozó azért marad a nehezen kezelhető táblázatoknál, mert azt gondolja, hogy a következő lépés csak egy drága és bonyolult ügyfélkezelő vagy vállalatirányítási rendszer lehet.

Ez azonban nem feltétlenül igaz.

Egy kisebb vállalkozásnak gyakran nincs szüksége több száz funkcióra.

Sokkal fontosabb, hogy a rendszer pontosan azt tudja, amire a napi működés során valóban szükség van.

Például:

• automatikusan rögzítse az űrlapon beérkező adatokat,

• jelezze, melyik ügyféllel kell foglalkozni,

• elkészítse a szükséges visszaigazolást,

• kövesse a megrendelések állapotát,

• és egy helyen mutassa a következő feladatokat.

A jól kialakított félautomata rendszer nem feleslegesen bonyolult. Éppen ellenkezőleg: egyszerűbbé teszi azt, ami korábban szétszórt és nehezen követhető volt.

Mikor érdemes változtatni?

Nem kell megvárnod, amíg teljesen átláthatatlanná válik az adminisztráció.

Érdemes már akkor lépni, amikor azt érzed, hogy:

• túl sok idő megy el ismétlődő feladatokra,

• nehéz követni az ügyfelek állapotát,

• gyakran kell adatokat másolni,

• vagy egyre több hibát kell utólag javítani.

Minél korábban alakul ki egy jól használható működési rendszer, annál könnyebb később továbbfejleszteni.

Az AssistHubnál nem egy kész rendszert erőltetünk rád

Minden vállalkozás másképp működik.

Más adatokat kezel, más lépésekből áll az ügyfélfolyamata, és más pontokon csúszik el az adminisztráció.

Ezért az első lépés mindig annak áttekintése, hogyan dolgozol most.

Megnézzük:

• hol érkeznek be az adatok,

• mit írsz be kézzel,

• hol vesznek el információk,

• mely feladatok ismétlődnek,

• és mit lehetne egyszerűbbé vagy automatikussá tenni.

Ez alapján olyan rendszert lehet kialakítani, amely nem plusz terhet jelent, hanem valóban támogatja a napi működésedet.

Mert nem az a cél, hogy még egy új eszközt kelljen megtanulnod.

Az a cél, hogy kevesebb idő menjen el adminisztrációra, és több maradjon arra, amiért a vállalkozásodat elindítottad.