ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓ

Hatályos: [dátum]

1. Az adatkezelő adatai

Adatkezelő neve: [Szolgáltató neve]

Vállalkozási forma: [egyéni vállalkozó / egyéb]

Székhely: [székhely]

Adószám: [adószám]

Nyilvántartási szám: [nyilvántartási szám]

Kapcsolattartási e-mail cím adatvédelmi ügyekben: [e-mail cím]

Weboldal: www.assisthub.hu

A jelen adatkezelési tájékoztató a www.assisthub.hu weboldalon keresztül történő adatkezelésekre vonatkozik, különösen az asszisztensi igényfelmérő, az asszisztensi jelentkezési űrlap, az általános kapcsolatfelvételi űrlap, valamint az ezekhez kapcsolódó e-mailes és belső nyilvántartási adatkezelések tekintetében.

2. Az adatkezelés alapelvei

Az AssistHub a személyes adatokat kizárólag meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból kezeli.

Az adatkezelés során törekszünk arra, hogy csak olyan adatokat kérjünk be és kezeljünk, amelyek az adott kapcsolatfelvétel, igényfelmérés, asszisztensi jelentkezés vagy együttműködés előkészítése szempontjából szükségesek.

Az adatok kezelése során figyelembe vesszük az átláthatóság, célhoz kötöttség, adattakarékosság, pontosság, korlátozott tárolhatóság és adatbiztonság elveit.

3. Általános kapcsolatfelvételi űrlap adatkezelése

Az adatkezelés célja:

Az általános kapcsolatfelvételi űrlapon keresztül érkező üzenetek fogadása, megválaszolása, a kapcsolatfelvétel kezelése.

Kezelt adatok:

- név,

- e-mail cím,

- üzenet tartalma,

- beküldés időpontja,

- az üzenethez kapcsolódó további kommunikáció.

Az adatkezelés jogalapja:

Az érintett hozzájárulása, amelyet az űrlap beküldésével és az adatkezelési tájékoztató elfogadásával ad meg. Bizonyos esetekben az adatkezelés az érintett kérésére történő kapcsolatfelvételhez, egyeztetéshez vagy szerződéskötést megelőző lépésekhez is kapcsolódhat. A GDPR 6. cikke több jogalapot is meghatároz, köztük a hozzájárulást, a szerződés teljesítéséhez vagy szerződéskötést megelőző lépésekhez szükséges adatkezelést, illetve a jogos érdeket. :contentReference[oaicite:1]{index=1}

Adatmegőrzési idő:

Az általános kapcsolatfelvételi üzeneteket legfeljebb a megkeresés lezárásától számított 12 hónapig őrizzük meg, kivéve, ha jogi igény, vita, szerződéses kapcsolat vagy jogszabályi kötelezettség miatt hosszabb megőrzés indokolt.

4. Asszisztensi igényfelmérő adatkezelése

Az adatkezelés célja:

Az asszisztensi támogatási igények fogadása, értelmezése, előzetes áttekintése, az ügyféllel való kapcsolattartás, valamint a megfelelő asszisztensi vagy szakmai háttér keresésének előkészítése.

Kezelt adatok:

- név,

- e-mail cím,

- telefonszám,

- ügyféltípus / helyzet,

- keresett támogatás típusa,

- támogatás formája,

- online vagy személyes munkavégzésre vonatkozó információ,

- időzítés,

- megjegyzés / feladatleírás,

- beérkezés időpontja,

- belső összefoglaló,

- státusz,

- a megkereséshez kapcsolódó további kommunikáció.

Az adatkezelés jogalapja:

Az érintett hozzájárulása, valamint az érintett kérésére történő szerződéskötést megelőző lépések megtétele. Ha az AssistHub a beérkező igény alapján belső nyilvántartást vezet a folyamat állapotáról, annak jogalapja lehet az adatkezelő jogos érdeke is a megkeresések átlátható kezelése és visszakövethetősége érdekében.

Adatmegőrzési idő:

Az igényfelmérőn keresztül beküldött adatokat legfeljebb a megkeresés lezárásától számított 24 hónapig őrizzük meg, kivéve, ha az érintett korábban kéri az adatok törlését, vagy ha jogi igény, vita, szerződéses kapcsolat, számlázás vagy jogszabályi kötelezettség miatt hosszabb megőrzés szükséges.

5. Asszisztensi jelentkezések adatkezelése

Az adatkezelés célja:

Az asszisztensi jelentkezések fogadása, nyilvántartása, a jelentkezők szakmai hátterének, vállalható feladatainak, elérhetőségének, számlázási lehetőségének és esetleges nyilvános profilhoz adott hozzájárulásának kezelése.

Kezelt adatok:

- név,

- e-mail cím,

- telefonszám,

- választott kategóriák / vállalható feladatok,

- szakmai bemutatkozás,

- feltöltött önéletrajz, profilfotó vagy bemutatkozó anyag,

- számlázási név,

- számlázási cím,

- adószám,

- számlaképességre vonatkozó információ,

- nyilvános profilhoz adott hozzájárulás,

- belső besorolás,

- belső megjegyzések,

- jelentkezés időpontja,

- későbbi e-mailes kommunikáció.

Az adatkezelés jogalapja:

Az érintett hozzájárulása, valamint az érintett kérésére történő szerződéskötést vagy együttműködést megelőző lépések megtétele. A belső nyilvántartás és besorolás kezelése az adatkezelő jogos érdeke lehet abból a célból, hogy a beérkező ügyféligényekhez megfelelő asszisztensi hátteret tudjon keresni.

Adatmegőrzési idő:

Az asszisztensi jelentkezési adatokat a jelentkezés beérkezésétől vagy az utolsó érdemi kapcsolatfelvételtől számított legfeljebb 36 hónapig őrizzük meg, kivéve, ha az érintett korábban kéri az adatai törlését, vagy ha a felek között aktív együttműködés, jogi igény, számlázási kötelezettség vagy egyéb jogszabályi ok miatt hosszabb megőrzés szükséges.

6. Nyilvános asszisztensi profilok

Egyes asszisztensek hozzájárulhatnak ahhoz, hogy rövidített névvel, bemutatkozó szöveggel, szakterülettel, erősségekkel és profilfotóval megjelenjenek az AssistHub weboldalon.

Kezelt és megjelenített adatok lehetnek:

- rövidített név vagy nyilvános megjelenítésre jóváhagyott név,

- profilfotó,

- szakmai terület,

- vállalható feladatok,

- erősségek,

- rövid bemutatkozó információ.

Az adatkezelés jogalapja:

Az érintett kifejezett hozzájárulása.

Az adatmegőrzési idő:

A nyilvános profil addig szerepelhet a weboldalon, amíg az érintett a hozzájárulását vissza nem vonja, vagy amíg az AssistHub a profilt saját döntése alapján el nem távolítja.

Az érintett bármikor kérheti a nyilvános profil módosítását vagy törlését.

7. Belső asszisztensi adatbázis

Az AssistHub belső táblázatban vagy nyilvántartásban vezetheti az asszisztensi jelentkezőket és a beérkező ügyféligényeket.

Az adatkezelés célja:

- jelentkezők rendszerezése,

- releváns asszisztensek keresése,

- szakterületek és vállalható feladatok áttekintése,

- ügyféligényekhez kapcsolódó belső kiválasztási folyamat támogatása,

- belső státuszok és megjegyzések kezelése.

Az adatkezelés során az AssistHub törekszik arra, hogy ügyféladatokat csak akkor osszon meg asszisztenssel vagy szakmai partnerrel, ha az a konkrét egyeztetéshez szükséges.

Első körös asszisztensi megkeresésnél az AssistHub általában ügyféladatok nélkül, rövid feladatösszefoglalóval méri fel, hogy az adott asszisztens számára vállalható-e a feladat.

8. Ügyféladatok továbbítása asszisztens vagy szakmai partner részére

Az ügyfél személyes adatai csak akkor kerülhetnek továbbításra egy asszisztens vagy szakmai partner részére, ha az adott feladat egyeztetése ezt indokolja, és a továbbítás az együttműködés előkészítése vagy megvalósítása érdekében szükséges.

Továbbított adatok lehetnek:

- név,

- e-mail cím,

- telefonszám,

- feladatra vonatkozó lényeges információk,

- egyeztetéshez szükséges egyéb adatok.

Az adatkezelés jogalapja:

Az érintett kérésére történő szerződéskötést megelőző lépések megtétele, illetve adott esetben az érintett hozzájárulása vagy az adatkezelő jogos érdeke.

9. E-mailes kommunikáció

Az AssistHub a kapcsolatfelvétel, igényfelmérés, asszisztensi jelentkezés, pontosítás, belső egyeztetés és ügyfélkommunikáció során e-mailt használhat.

Kezelt adatok:

- e-mail cím,

- név,

- üzenet tartalma,

- csatolmányok,

- kommunikáció időpontja,

- kapcsolódó ügy vagy feladat adatai.

Adatmegőrzési idő:

Az e-mailes kommunikációt legfeljebb az adott ügy lezárásától számított 24 hónapig őrizzük meg, kivéve, ha szerződéses, számviteli, adózási, jogi igényérvényesítési vagy egyéb jogszabályi ok miatt hosszabb megőrzés szükséges.

10. Számlázási adatok kezelése

Amennyiben az AssistHub vagy az asszisztens / szakmai partner részéről számlázásra kerül sor, számlázási adatok kezelése válhat szükségessé.

Kezelt adatok lehetnek:

- számlázási név,

- számlázási cím,

- adószám,

- számla adatai,

- fizetéshez kapcsolódó információk.

Az adatkezelés jogalapja:

Jogi kötelezettség teljesítése, illetve szerződés teljesítése.

Adatmegőrzési idő:

A számlák és számviteli bizonylatok megőrzésére jogszabályi előírások vonatkoznak. A számviteli bizonylatokat a vonatkozó számviteli szabályok szerint legalább 8 évig kell megőrizni. :contentReference[oaicite:2]{index=2}

11. Weboldalhasználat, technikai adatok, sütik

A weboldal működése során technikai adatok kezelése történhet, például:

- IP-cím,

- böngésző típusa,

- eszközadatok,

- látogatás időpontja,

- megtekintett oldalak,

- sütikhez kapcsolódó adatok.

Ezeket az adatokat a weboldal működését biztosító szolgáltatók, így különösen a weboldalkészítő / tárhelyszolgáltató rendszerei is kezelhetik.

A sütik és hasonló technológiák használatáról szükség esetén külön sütitájékoztató vagy a Webnode által biztosított sütikezelési beállítások adhatnak részletesebb információt.

12. Adatfeldolgozók és szolgáltatók

Az adatkezelés során az alábbi szolgáltatók vehetnek részt adatfeldolgozóként vagy technikai szolgáltatóként:

- Webnode – weboldal működtetése, űrlapok kezelése, tárhelyszolgáltatás;

- Google / Gmail / Google Táblázatok – e-mailes kommunikáció és belső nyilvántartás;

- Billingo – számlázás, amennyiben az AssistHub számlázási tevékenységhez használja;

- esetleges könyvelő vagy jogi tanácsadó – jogszabályi, adózási vagy adminisztratív kötelezettségek teljesítése érdekében.

A pontos szolgáltatói adatok a vállalkozás végleges indulásakor kiegészítésre kerülhetnek.

13. Adattovábbítás harmadik fél részére

Az AssistHub személyes adatokat csak akkor továbbít harmadik fél részére, ha az az adott ügy kezeléséhez, asszisztensi egyeztetéshez, jogszabályi kötelezettség teljesítéséhez vagy az érintett kérésének teljesítéséhez szükséges.

Az első körös asszisztensi feladatkiküldés során az AssistHub törekszik arra, hogy ügyfélazonosításra alkalmas adatot ne adjon át, csak rövid, ügyféladat nélküli feladatösszefoglalót.

14. Automatizált döntéshozatal és profilalkotás

Az AssistHub nem alkalmaz olyan automatizált döntéshozatalt vagy profilalkotást, amely az érintettre nézve joghatással járna vagy őt hasonlóan jelentős mértékben érintené.

A belső besorolások és státuszok emberi döntést segítő, adminisztratív jellegű kategóriák, amelyek az ügyféligények és asszisztensi jelentkezések átláthatóbb kezelését szolgálják.

15. Adatbiztonság

Az AssistHub megfelelő technikai és szervezési intézkedésekkel törekszik a személyes adatok védelmére.

Az adatokhoz csak azok férhetnek hozzá, akiknek az adott ügy kezelése, asszisztensi egyeztetés, adminisztratív feladat vagy jogszabályi kötelezettség teljesítése miatt erre szükségük van.

Az ügyféladatokat tartalmazó megkereséseket nem küldjük ki automatikusan minden asszisztensnek. A releváns asszisztensek első körben jellemzően ügyféladatok nélküli feladatösszefoglalót kapnak.

16. Az érintettek jogai

Az érintett kérelmezheti:

- a személyes adataihoz való hozzáférést,

- személyes adatainak helyesbítését,

- személyes adatainak törlését,

- az adatkezelés korlátozását,

- tiltakozhat bizonyos adatkezelések ellen,

- hozzájáruláson alapuló adatkezelés esetén visszavonhatja hozzájárulását,

- bizonyos esetekben kérheti az adathordozhatóságot.

A NAIH érintetti jogokról szóló tájékoztatója is ezekre a fő jogokra épül: hozzáférés, helyesbítés, törlés, korlátozás, tiltakozás és jogorvoslat. :contentReference[oaicite:3]{index=3}

A hozzájárulás visszavonása nem érinti a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét.

17. Érintetti kérelmek kezelése

Az érintett adatvédelmi kérelmét az alábbi e-mail címen küldheti meg:

[e-mail cím]

Az AssistHub a kérelmet megvizsgálja, és a vonatkozó adatvédelmi szabályoknak megfelelően válaszol.

18. Jogorvoslati lehetőségek

Az érintett panasszal fordulhat a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz.

Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság

Székhely: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11.

Postacím: 1363 Budapest, Pf. 9.

Weboldal: www.naih.hu

Az érintett bírósághoz is fordulhat, ha megítélése szerint személyes adatainak kezelése sérti a vonatkozó adatvédelmi szabályokat.

19. A tájékoztató módosítása

Az AssistHub fenntartja a jogot, hogy a jelen adatkezelési tájékoztatót módosítsa, különösen akkor, ha a weboldal működése, a szolgáltatás tartalma, az adatkezelési folyamatok, az adatfeldolgozók köre vagy a jogszabályi környezet változik.

A módosított adatkezelési tájékoztató a weboldalon történő közzététellel válik elérhetővé.

20. Záró rendelkezések

A jelen adatkezelési tájékoztató célja, hogy az AssistHub weboldal használói, az asszisztensi támogatást kereső érdeklődők, az asszisztensi jelentkezők és az egyéb kapcsolatfelvevők átlátható tájékoztatást kapjanak arról, hogyan történik személyes adataik kezelése.

Az űrlapok beküldésével az érintett igazolja, hogy az adatkezelési tájékoztatót megismerte, és az adott űrlaphoz kapcsolódó adatkezelést tudomásul veszi.